Es ist nicht die Regel, kann aber immer mal wieder passieren: Der Kunde zahlt seine Rechnung nicht. Das kann verschiedene Gründe haben. Fakt ist jedoch, dass Unternehmen tätig werden müssen, da sich das Nichtbezahlen von Rechnungen auf die eigene Liquidität auswirkt.

Es ist allerdings möglich, die Probleme mit wenig Aufwand aus der Welt zu schaffen. Wichtig ist, ein paar wichtige Schritte zu beachten, um ans Ziel zu gelangen.

Was ist rein rechtlich zu beachten, wenn ein Kunde seine Rechnung nicht zahlt?

Wenn ein Kunde seine Rechnung nicht bezahlt hat, befindet er sich offiziell in Verzug. Das bedeutet, dass der fällige Rechnungsbetrag nicht innerhalb eines bestimmten Zahlungsziels bezahlt wurde. Der Kunde hat also eine Ware erhalten oder eine Dienstleistung in Anspruch genommen, aber sich nicht an die in der Rechnung explizit angegebene Zahlungsfrist gehalten.

Unternehmer haben nun diverse Möglichkeiten, um an ihr Geld zu gelangen. Sie können zunächst das Gespräch mit dem Kunden suchen und an die Rechnung erinnern. Wenn dies nicht weiterhilft, kann sich eine Mahnung lohnen. Wer sich hingegen die Mühe sparen möchte, geht noch strategischer vor. Unternehmen können ebenso Inkasso bei paywise online beauftragen. Die Mitarbeiter des Inkassounternehmens übernehmen anschließend den Auftrag und versuchen, Kontakt zum Schuldner aufzunehmen.

Wie arbeiten Inkassounternehmen?

Wenn Unternehmen sich die Arbeit mit Mahnungen sparen möchten oder im eigenen Mahnverfahren nicht weiterkommen, helfen Inkassounternehmen weiter. Diese übernehmen den Auftrag und kümmern sich fortan um das komplette Forderungsmanagement. Sie treten somit an den Kunden heran und erinnern ihn zunächst an die fällige Rechnung. Gleichzeitig erhöhen sie den bereits bekannten Rechnungsbetrag mit zusätzlichen Inkassogebühren.

Es besteht ebenso die Möglichkeit, dass das Inkassounternehmen die Forderung aufkauft. In diesem Fall erhält das Unternehmen vom Inkasso einen Großteil des fälligen Rechnungsbetrags ausgezahlt. Das Inkassounternehmen behält im Gegenzug eine Gebühr ein, weil es die Forderung übernimmt. Somit ist das Unternehmen aus dem Schneider und das Inkasso übernimmt in vollem Umfang die Bemühungen.

Ein Inkassounternehmen kann somit einem Unternehmen viel Arbeit abnehmen. Allerdings können Unternehmen auch selbst versuchen, einen Kunden zur Zahlung zu bewegen. Das kann mitunter viel Zeit und Mühe kosten. In vielen Fällen sind die Schuldner jedoch einsichtig und kommen der Forderung nach.

Wie kann ich einen Kunden zum Zahlen der Rechnung bewegen?

Oftmals hilft das persönliche Gespräch weiter. Einige Unternehmen rufen den Kunden an, andere beschränken sich auf den Briefverkehr. In beiden Fällen spricht das Unternehmen eine Erinnerung aus, um die fällige Rechnung ins Gedächtnis zu rufen. Das ist maßgeblich, damit die Firma selbst nicht auf den Kosten sitzen bleiben und mit finanziellen Schwierigkeiten kämpfen muss. Mit einer Zahlungserinnerung versenden Unternehmen anstelle einer Mahnung zunächst ein Schriftstück, um freundlich an die Regulierung der Rechnung zu erinnern. Das tun Unternehmen vor allem bei langjährigen Kunden, mit denen es in der Vergangenheit keine Zahlungsschwierigkeiten gab.

In besonders schwierigen Fällen ist eine Mahnung sinnvoller. Hier erinnern Unternehmen gezielt an den fälligen Rechnungsbetrag und legen ein neues Zahlungsziel fest. Die erste Mahnung ist oft wie eine Zahlungserinnerung formuliert, während das zweite Schreiben bereits Verzugszinsen nebst Mahngebühren und etwas mehr Nachdruck enthält, die Rechnung zu begleichen. In einer dritten Mahnung weist das Unternehmen schließlich auf das Inkassounternehmen und etwaige rechtliche Schritte hin. Meistens begleichen viele Schuldner ihre Rechnung, sodass die Angelegenheit zu den Akten gelegt werden kann.