Viele mittelständische Unternehmen digitalisieren nicht aus Überzeugung, sondern aus Notwendigkeit. Steigende Kosten, knappe Ressourcen und wachsender Zeitdruck erzwingen pragmatische Lösungen.

Oft geschieht das schrittweise, ohne dass ein übergeordneter Plan vorhanden ist. Einzelne Werkzeuge werden eingeführt, Prozesse werden angepasst und Abläufe werden ausgelagert. Was fehlt, ist der strategische Rahmen. Digitalisierung wird zum Sammelbegriff für viele Einzelentscheidungen, die für sich genommen sinnvoll wirken, in der Summe jedoch Probleme mit sich bringen können.

Pragmatismus statt Konzept

Im Alltag des Mittelstands zählt Funktion vor Architektur. Digitale Lösungen werden vor allem dort eingesetzt, wo sie sofort entlasten. Die klassische Software verschwindet zunehmend, und browserbasierte Werkzeuge übernehmen Teilaufgaben. Dateien werden konvertiert, komprimiert oder weitergeleitet, ohne dass dafür eigene Systeme aufgebaut werden müssen.

Wenn Mitarbeiter in Unternehmen beispielsweise schnell eine PDF Online Datei umwandeln müssen, wird dafür bevorzugt auf externe Dienste zurückgegriffen, statt in komplexe Softwarelandschaften zu investieren. Solche Entscheidungen entstehen selten aus einer komplexen Digitalstrategie. Stattdessen sind sie meist einfach eine Reaktion auf den aktuellen Bedarf, der eine schnelle und unkomplizierte Lösung erfordert.

Der schleichende Strukturwandel im Büro

Was als Einzelfall beginnt, verändert Strukturen. Prozesse lösen sich aus der internen IT, Verantwortlichkeiten verschwimmen. Typisch sind dabei wiederkehrende Muster:

• Auslagerung einfacher, aber häufiger Aufgaben

• Reduktion lokaler Software und Lizenzen

• Nutzung von externen Plattformen

• Verlagerung verschiedener Dokumente in die Cloud

Diese Entwicklung geschieht nach und nach und ist oft eine gute Option, um die Herausforderungen der Digitalisierung für traditionelle Unternehmen zu bewältigen. Allerdings ist es dabei wichtig, die eigene IT-Struktur nicht vollständig aus dem Blick zu verlieren. Gute externe Dienste sind im Alltag hilfreich, in manchen Bereichen sind jedoch eigene Systeme erforderlich.

Effizienzgewinne mit offenen Fragen

Digitalisierung funktioniert in manchen Unternehmen auch ohne Strategie erstaunlich lange. Allerdings entsteht dann irgendwann ein Flickenteppich aus Lösungen, Schnittstellen und Zuständigkeiten. Sicherheit, Datenschutz und Kontrolle rücken dann erst später in den Fokus. In manchen Fällen sind dann bereits Schäden entstanden, die nicht nötig gewesen wären. Daher profitieren Unternehmen davon, sich rechtzeitig mit Digitalisierung auseinanderzusetzen und für das individuelle Geschäftskonzept und die eigene Unternehmensstruktur funktionierende Lösungen zu finden.

Entscheidungen sollten nicht nur im Tagesgeschäft fallen

In vielen Unternehmen entstehen digitale Entscheidungen erst dann, wenn ein konkretes Problem den Arbeitsalltag ausbremst. Ein Prozess hakt, eine Datei lässt sich nicht öffnen, ein Ablauf dauert zu lange. Reaktion folgt erst, wenn die Störung bereits da ist. Gerade bei der Digitalisierung ist dieses Vorgehen verbreitet, das allerdings nur kurzfristig Zeit spart.

Flexibilität ist bei der Digitalisierung zwar unverzichtbar, aber grade echte Flexibilität setzt Strukturen, klare Zuständigkeiten und ein grundlegendes Verständnis für die technischen Entwicklungen voraus.